Portabiliteit en migratie onder de Europese Data Act: wat betekent dit voor SaaS-bedrijven?

De Europese Data Act (ook wel EU Data Act of Datawet) heeft grote gevolgen voor leveranciers van Software as a Service (SaaS). Een van de belangrijkste onderdelen van de Datawet is het recht van klanten op portabiliteit: de mogelijkheid om eenvoudig hun data en soms ook functionaliteit te migreren naar een andere aanbieder. Voor veel softwarebedrijven betekent dit dat hun algemene voorwaarden en contracten aangepast moeten worden.

Wat houdt portabiliteit in volgens de Data Act?

De EU Data Act verplicht aanbieders van SaaS en andere clouddiensten om klanten de mogelijkheid te geven hun data mee te nemen. Dit gaat verder dan alleen het exporteren van bestanden. Klanten moeten hun gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat kunnen opvragen en migreren naar een andere dienstverlener. Het doel: minder vendor lock-in en meer concurrentie tussen cloud- en softwareaanbieders.

Betekent dit dat je SaaS op meerdere platforms moet draaien?

Een veelgestelde vraag is of een SaaS-leverancier verplicht is om zijn software op verschillende platforms (bijvoorbeeld zowel Azure als AWS) aan te bieden. Het antwoord is nee. De Datawet verplicht je niet om je software technisch beschikbaar te maken op meerdere clouds. Wel moet je zorgen dat klanten hun data eenvoudig kunnen exporteren en contractueel het recht hebben om over te stappen.

Contractuele gevolgen voor SaaS-bedrijven

Voor SaaS-aanbieders zijn er een aantal punten die direct invloed hebben op contracten en algemene voorwaarden:

1. Beëindiging tijdens de looptijd
   De Data Act geeft klanten het recht om hun data te migreren, maar dit betekent niet dat zij een meerjarig contract zomaar tussentijds kunnen opzeggen. Als in jouw overeenkomst staat dat tussentijdse opzegging niet mogelijk is, dan blijft dat rechtsgeldig. Klanten mogen dus wél overstappen naar een andere aanbieder, maar zijn in dat geval nog steeds gehouden om de resterende contractstermijnen te betalen.

2. Restitutie en exit fees
   Je hoeft vooruitbetaalde licentiekosten niet automatisch terug te betalen. Wel kun je ervoor kiezen om een regeling op te nemen voor gedeeltelijke restitutie of een “exit fee” om klanten tegemoet te komen. Transparantie hierover voorkomt discussies.

3. Kosten voor migratie
   Het is toegestaan om redelijke kosten in rekening te brengen voor technische of organisatorische ondersteuning bij de migratie. Dit moet wel duidelijk in de voorwaarden staan.

4. Uitsluiting software en IP
   De verplichting geldt voor klantdata, niet voor de broncode of algoritmes van jouw software. Dit onderscheid moet duidelijk in de contracten worden vastgelegd.

5. Beperking van aansprakelijkheid
   Bij het exporteren en migreren van data kan altijd iets misgaan. Het is verstandig om in de voorwaarden te bepalen dat je aansprakelijkheid hiervoor beperkt is.

Praktische tips voor softwarebedrijven

• Inventariseer technisch: welke data kan al geëxporteerd worden en in welk formaat?

• Maak afspraken commercieel: wil je klanten tussentijds laten opzeggen of juist niet? Bied je restitutie aan of reken je kosten?

• Werk juridisch bij: voeg een artikel toe aan je algemene voorwaarden waarin je duidelijk onderscheid maakt tussen data-export (wel verplicht) en contractuele beëindiging (alleen zoals overeengekomen).

Conclusie

De Europese Data Act verandert de spelregels voor SaaS en andere software as a service-aanbieders. Het is niet nodig om je software op meerdere platforms aan te bieden, maar je moet klanten wel in staat stellen om hun data te migreren. Dit betekent echter niet dat klanten hun contract altijd tussentijds mogen opzeggen. Looptijd en betalingsverplichtingen blijven gelden zoals afgesproken.

Door nu al je voorwaarden en processen hierop in te richten, voorkom je juridische risico’s en ben je klaar voor de toekomst.

ITS LEGAL helpt SaaS- en softwarebedrijven om hun contracten, voorwaarden en migratieprocessen Data Act-proof te maken.

Wil je weten wat dit concreet voor jouw bedrijf betekent?

Neem dan hieronder contact op.